abril 16, 2025
¿Cuánto debo pagar en seguridad social? ¿Estoy calculando bien los aportes? Gestionar una pyme implica muchos retos, y estas preguntas son de las más importantes porque garantizan la estabilidad y bienestar de nuestro equipo de trabajo, además de evitarnos sanciones y problemas financieros.
Aun así, entender el funcionamiento de estos aportes puede parecer un laberinto de cifras, leyes y porcentajes; por lo que hemos estructurado esta guía para desentrañarlo todo y hacerte más fácil esta tarea.
Antes de hablar de números, hay que entender sobre qué valor se calculan los aportes. Esa cifra clave es el Ingreso Base de Cotización, que varía según el tipo de trabajador.
Para los empleados, el IBC corresponde al salario mensual del trabajador. Eso sí, es importante diferenciar entre pagos salariales y no salariales, ya que los segundos, como bonificaciones ocasionales, auxilios de transporte, viáticos no permanentes, entre otros, no hacen parte del IBC. En cambio, los pagos como horas extras, recargos nocturnos, dominicales y comisiones sí se consideran salariales y, por tanto, hacen parte del IBC.
Por otro lado, los trabajadores independientes deben calcular su IBC tomando el 40% de sus ingresos. Es decir, si un freelancer factura $4.000.000 al mes, su IBC sería $1.600.000. Esta base se determinó para evitar que los independientes coticen sobre el 100% de sus ingresos, dado que deben asumir costos operacionales.
Además, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) ha implementado un esquema de presunción de costos que facilita el cálculo del IBC para los independientes. Dicho esquema asigna un porcentaje fijo de costos según la actividad económica, permitiendo restarlos automáticamente de los ingresos sin necesidad de soportes o comprobantes. Así, el trabajador solo debe aplicar el 40% sobre el ingreso neto estimado, lo que simplifica el proceso sin que se vea afectado su flujo de caja.
Calcular correctamente el IBC es imprescindible para evitar errores y sanciones. Si tienes dudas sobre cómo aplicarlo en tu empresa, consulta con los expertos de Soluciones Legales y asegúrate de estar cumpliendo con la normatividad vigente.
La salud es un derecho, pero también un compromiso financiero. Las empresas deben asegurarse de que sus colaboradores estén afiliados y que los aportes se paguen correctamente. El total a pagar en salud corresponde al 12,5% del IBC. En el caso de los empleados, el empleador cubre el 8,5% y el trabajador el 4%, mientras que los independientes pagan el 12,5% completo.
Por ejemplo, si un empleado gana $2.000.000 al mes, la empresa aporta $170.000 (8,5%), el empleado aporta $80.000 (4%) y el total a pagar en salud sería de $250.000. El pago correcto garantiza el acceso a servicios médicos y evita inconvenientes con la seguridad social. A su vez, los empleados deben estar afiliados a una EPS (Entidad Promotora de Salud), la cual recibirá estos aportes y administrará los servicios de salud requeridos.
Para facilitar este proceso y minimizar errores en la liquidación, en Colombia se utiliza la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), una plataforma que centraliza el pago de seguridad social para empleadores e independientes, garantizando así que los aportes lleguen correctamente a las entidades correspondientes, evitando sanciones y retrasos.
Los aportes de hoy definen la tranquilidad de mañana, aunque pensar en la jubilación pueda parecer lejano. Los aportes a pensión también son obligatorios y su porcentaje es del 16% del IBC. En el caso de los empleados, la empresa paga el 12% y el trabajador el 4%, mientras que los independientes, nuevamente, asumen la totalidad de la cifra.
Siguiendo el mismo ejemplo del empleado con salario de $2.000.000, la empresa aportaría $240.000 (12%) y el empleado $80.000 (4%), sumando un total de $320.000 a pensión.
De igual forma, es importante determinar a cuál fondo de pensiones estará afiliado el trabajador, ya que en Colombia existen dos regímenes: el de prima media (Colpensiones) y el de ahorro individual con administradoras privadas.
Este es un punto que muchos pasan por alto, pero si un trabajador gana más de 4 salarios mínimos legales vigentes (SMLV), debe aportar un extra al Fondo de Solidaridad Pensional, que oscila entre el 1% y el 2% según el monto del IBC.
Esto aplica para sueldos superiores a aproximadamente $5.000.000 en 2025. Si un trabajador supera este límite, su descuento será mayor. La intención de este fondo es subsidiar a personas de bajos ingresos que no pueden cotizar lo suficiente para su pensión.
Cada empresa tiene particularidades legales en materia de seguridad social. Si quieres asegurarte de que todo esté en regla y evitar posibles sanciones, nuestros expertos están listos para asesorarte. ¡Contáctanos y evita errores que te cuesten dinero!
Los errores en el pago de aportes pueden salir caros, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales es muy estricta y puede imponer sanciones a las empresas que no cumplan con los aportes o los calculen mal.
Algunas consecuencias pueden ser:
Para evitarlo, existen herramientas digitales como la calculadora de aportes de Compensar o la UGPP, que ayudan a verificar los montos correctos. Además, las pymes pueden apoyarse en operadores de pago autorizados como la ya mencionada PILA para automatizar el proceso y evitar errores humanos.
Adicionalmente, las pymes pueden acceder a beneficios tributarios por cumplir con los aportes en salud y pensión. Uno de los más relevantes es el Régimen Simple de Tributación (RST), que reduce la carga impositiva y simplifica el proceso de declaración. También pueden deducir los pagos a pensión del impuesto sobre la renta según el Estatuto Tributario, e incluso estar exoneradas de parafiscales en ciertos casos, lo que representa un alivio financiero importante.
Pagar correctamente los aportes en salud y pensión, además de ser una obligación legal, es una forma de generar confianza dentro de la empresa, pues un equipo que sabe que su futuro está asegurado, trabaja con más compromiso y tranquilidad.
No dejes cabos sueltos en temas legales. Los expertos de Soluciones Legales pueden revisar a fondo tu situación y asegurarse de que tu empresa esté al día. Hablemos y protejamos juntos tu negocio.
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