marzo 28, 2025
Dirigir una empresa implica tomar decisiones todos los días. Entre ellas, hay aspectos normativos que pueden parecer secundarios hasta que llega el momento de abordarlos. Uno de estos es la Cuota SENA, un requisito que muchas compañías deben cumplir, pero que en realidad representa una puerta hacia el desarrollo del talento en Colombia.
Dejando de lado su carácter obligatorio, ¿qué significa realmente y cómo puede impactar a tu negocio? Vamos a desmontar este concepto para entenderlo de manera clara y sin rodeos.
El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) es una entidad que capacita a millones de colombianos para el mundo laboral. Pero su modelo de formación no se basa solo en teoría: los aprendices necesitan experiencia práctica, y aquí es donde entra en juego la cuota de aprendizaje.
En términos simples, la Cuota SENA es la obligación legal que tienen ciertas empresas de vincular aprendices para que adquieran experiencia en sus instalaciones, esto con el objetivo de fortalecer el talento en el país y permitirles a estudiantes de diversas áreas poner en práctica lo aprendido en sus programas de formación.
Cumplir con la Cuota SENA no solo es un requisito, sino una oportunidad para tu empresa. Desde Soluciones Legales, te acompañamos en todo el proceso de vinculación de aprendices, asegurando que cumplas con la normativa sin complicaciones. Contáctanos y optimiza la gestión de tu talento humano.
Si bien toda empresa tiene un papel en la formación del talento, la obligación de vincular aprendices no es universal. Aquí es donde comienzan las dudas más frecuentes. Para despejar el panorama, veamos qué tipo de empresas están obligadas a cumplir con esta cuota:
1. Empresas con más de 15 trabajadores: Si tu empresa cuenta con 15 o más empleados, tienes la obligación de contratar al menos un aprendiz.
2. Empresas con 20 o más empleados: Por cada 20 trabajadores, debes vincular un aprendiz adicional. Es decir, si tienes 40 empleados, deberás contar con dos aprendices, y así sucesivamente.
3. Sectores excluidos y excepciones: No todas las empresas entran en la misma ecuación. Por ejemplo, las del sector de la construcción tienen reglas particulares en función de la duración de sus proyectos.
En caso de que tu empresa ya esté regulada ante el SENA, vincular aprendices es un proceso relativamente simple. Primero, debes solicitar una regulación de cuota ante la regional del SENA correspondiente, presentando documentos como el certificado de existencia y representación legal de la empresa.
Luego, debes registrarte en el Sistema de Gestión Virtual de Aprendices (SGVA), donde realizarás todos los trámites relacionados con aprendices. Una vez registrado, puedes buscar candidatos dentro de los programas de formación del SENA o incluso traer a un estudiante de otro centro educativo, como universidades, siempre que el perfil se ajuste a la normativa.
Posteriormente, se firma el contrato de aprendizaje, que no crea una relación laboral, sino que establece compromisos entre el aprendiz y la empresa. Finalmente, se le asigna un apoyo económico dependiendo de la fase en la que se encuentre el aprendiz (lectiva o práctica), otorgándole un auxilio mensual.
Un aspecto para tener en cuenta es que, de vincularse practicantes universitarios, estos no deben superar el 25% del total de aprendices vinculados, de modo que la mayoría provenga del SENA.
¿Tienes dudas sobre cómo registrar aprendices o formalizar sus contratos? Nuestro equipo de expertos en Soluciones Legales te asesora en cada paso para evitar errores y garantizar el cumplimiento de la normativa. Contáctanos y gestiona tu cuota sin riesgos.
Aquí es donde entra la alternativa de monetización de la cuota. Si una empresa no puede o no desea contratar aprendices, tiene la opción de pagar una suma mensual al SENA. Este monto se calcula con base en el número de trabajadores y puede ser una alternativa para aquellas empresas que, por su estructura o sector, no pueden recibir aprendices.
Las empresas que incumplen pueden ser multadas con una suma significativa, dependiendo del número de aprendices que debieron vincular. Además, el SENA tiene mecanismos para fiscalizar el cumplimiento y puede imponer sanciones que afectan financieramente a las organizaciones.
Por ejemplo, pueden enfrentar multas mensuales progresivas, comenzando en un 11% de un salario mínimo por cada aprendiz no vinculado y aumentando hasta el 100% en casos de reincidencia. A su vez, si la empresa obstruye la fiscalización o usa medios fraudulentos, las sanciones pueden incrementarse aún más. El incumplimiento en el pago de la monetización también genera intereses moratorios diarios.
Más allá de evitar sanciones, cumplir con esta norma puede traer ventajas adicionales. Tener aprendices es una forma de detectar y formar futuros empleados sin costos elevados. También refuerza la reputación empresarial, ya que ser parte de la formación de profesionales mejora la imagen de la empresa en el mercado.
Al mismo tiempo, algunas entidades gubernamentales ofrecen beneficios a empresas que cumplen con este tipo de obligaciones. Las empresas que contratan a los aprendices obligatorios pueden deducir el 100% de los gastos relacionados con los salarios y prestaciones sociales de estos aprendices de su renta gravable. Además, si deciden contratar aprendices adicionales a los requeridos legalmente, pueden deducir hasta el 130% de estos gastos.
Esta medida está contemplada en el artículo 189 de la Ley 115 de 1994, la cual incentiva la formación de talento y fomenta la contratación de jóvenes en proceso de formación profesional, aliviando la carga impositiva de las empresas comprometidas con este objetivo.
A menudo, las empresas ven la Cuota SENA como un requisito molesto o un trámite más. Pero si se enfoca correctamente, puede ser una excelente herramienta para atraer talento, generar impacto social y fortalecer la empresa con personas capacitadas y motivadas. Si tu empresa debe cumplir con esta cuota, considera no solo el cumplimiento normativo, sino también el valor que puede aportar a tu organización.
No dejes que el cumplimiento normativo se convierta en un dolor de cabeza. En Soluciones Legales te brindamos el acompañamiento que necesitas para gestionar la Cuota SENA sin complicaciones, garantizando que tu empresa aproveche al máximo los beneficios de esta obligación. Hablemos y encuentra la mejor solución para tu negocio. Escríbenos, estamos aquí para asesorarte.
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