febrero 13, 2025
Los contratos son la columna vertebral de toda relación laboral o comercial exitosa. No son simples documentos legales, representan la base fundamental que define y protege los intereses de todas las partes involucradas. Sin embargo, es común ver cómo muchas empresas subestiman el poder de una gestión contractual efectiva, exponiéndose a riesgos que podrían evitarse fácilmente con la debida atención.
La realidad del mundo empresarial nos muestra patrones preocupantes en la gestión de contratos. Uno de los más usuales es la tendencia a confiar excesivamente en acuerdos verbales o informales. Si bien estos pueden tener validez legal en ciertos contextos, se pueden convertir en un dolor de cabeza cuando surgen disputas, pues probar su existencia y términos específicos resulta extremadamente complejo. Por otro lado, nos encontramos frecuentemente con contratos que, aunque escritos, contienen ambigüedades o están mal redactados, dejando a las partes en una posición vulnerable ante múltiples interpretaciones.
Un desafío adicional surge cuando los contratos no se mantienen al día con la legislación vigente. Por ejemplo, en Colombia, la reforma laboral presentada el año pasado ha traído consigo cambios significativos, como la nueva modalidad de contratos por obra o labor específica. Dicha modalidad exige una formalización por escrito y una descripción detallada de las tareas a realizar, aspectos que muchas empresas podrían pasar por alto si no actualizan sus prácticas contractuales.
La negligencia en el cumplimiento de las obligaciones contractuales y el manejo descuidado de la documentación, son otros problemas que vemos constantemente. Estos descuidos generan confusión, pérdida de tiempo valioso y pueden erosionar relaciones comerciales que han tomado años construir.
Un contrato bien elaborado proporciona un marco de seguridad jurídica, estableciendo reglas claras que minimizan el riesgo de disputas futuras. Al definir con precisión las expectativas, responsabilidades y plazos, estos documentos se convierten en una herramienta invaluable a la hora de prevenir conflictos.
Un ejemplo recurrente es el de empleados contratados informalmente. Sin un contrato escrito que defina los términos del vínculo laboral, las empresas pueden enfrentar mayores riesgos de demandas costosas. En el ámbito comercial, la ausencia de contratos claros en alianzas estratégicas puede generar desacuerdos que, de otro modo, habrían sido evitados con obligaciones bien definidas desde el inicio.
En Colombia, los contratos laborales requieren una atención especial. Deben detallar la duración del vínculo laboral, la remuneración, los horarios y las condiciones de terminación.
Las ya mencionadas reformas de 2024 han introducido nuevas exigencias para contratistas y subcontratistas, requiriendo que demuestren una estructura empresarial especializada. Además, se han establecido limitaciones importantes en el uso de servicios temporales para cubrir necesidades permanentes.
Para asegurar que los contratos cumplan su propósito, se deben adoptar prácticas de gestión rigurosas. Esto implica, en primer lugar, redactar documentos con precisión y claridad, evitando inexactitudes que puedan generar malentendidos.
Además, los contratos deben cumplir con la legislación vigente, adaptándose a los cambios normativos, como las modificaciones introducidas en la jornada nocturna y la remuneración por trabajo en días festivos y domingos.
El seguimiento activo de los contratos también merece especial atención. Una gestión proactiva de las fechas de vencimiento evita situaciones donde los acuerdos expiran sin que se tomen las medidas necesarias. A su vez, contar con un sistema organizado para almacenar y acceder a los documentos permite una gestión más eficiente y reduce el riesgo de pérdida.
Es igualmente importante establecer penalidades claras y justas que incentiven el cumplimiento de las obligaciones contractuales por todas las partes involucradas.
Además de evitar problemas legales, una gestión adecuada de contratos tiene beneficios tangibles para las empresas:
Descuidar la gestión de contratos puede desencadenar una serie de consecuencias adversas. Los conflictos legales, que resultan especialmente complejos y costosos de resolver sin documentación adecuada que haga las veces de soporte, son solo la punta del iceberg. El manejo deficiente de estos documentos puede socavar la confianza entre las partes, deteriorando relaciones comerciales valiosas. En sectores específicos, la falta de contratos apropiados puede incluso resultar en sanciones regulatorias significativas.
Más allá de ser un requisito legal, hemos evidenciado que una buena gestión de contratos puede convertirse en una forma de proteger y potenciar el crecimiento empresarial, mediante la adopción de buenas prácticas contractuales que nos evitarán problemas legales y fomentarán relaciones comerciales saludables y duraderas en el tiempo.