Todo lo que debe saber sobre facturación electrónica en Colombia

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La factura electrónica, es un equivalente funcional a una factura en papel y avala la compra-venta de un bien o el préstamo de un servicio, que le permite al contribuyente comprobar sus ingresos y egresos, es un documento clave para la declaración de impuestos, ya que a través de ella la DIAN puede reembolsar los impuestos correspondientes a los contribuyentes.

En Colombia, el modelo de facturación fue adoptado a través del Decreto 2242 de 2015 y el mismo, está compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 cuyo objetivo principal es la extensión del uso de la factura electrónica en el país.

Según el Decreto 2242 de 2015, la facturación electrónica es

1. Un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios.

2. Operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas

3. Permite el cumplimiento de las condiciones establecidas, en relación con la expedición (generación y entregar), recibo, rechazo y conservación.

Es muy importante tener claro que el valor de una factura electrónica es igual y tiene los mismos efectos legales que una factura tradicional física, pero ahora se expedirá (la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente), entregará, aceptará y recibirá en formato electrónico, por medio, de Proveedores tecnológicos habilitados por la DIAN y tiene muchísimos beneficios.

OBLIGADOS A FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE

El artículo 2 de la Resolución 000020 de 2019, establece quiénes son los sujetos que deben expedir factura electrónica de venta, es decir los facturadores electrónicos, a saber:

1. Todos los responsables de Iva

2. Responsables del impuesto nacional al consumo (INC)

3. Todas las personas o entidades que tengan calidad de comerciantes

4. Los que ejerzan profesiones liberales

5. Los que enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera

6. Contribuyentes del Régimen Simple

ACTORES EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

En Colombia, para facturar electrónicamente actúan las siguientes partes:

Facturador electrónico:

Es la persona natural o jurídica que opte de manera voluntaria o que esté obligado a expedir factura electrónica de venta, notas débito y crédito según los requisitos y características técnicas que establezca la DIAN.

Adquiriente:

Es la persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios, es decir: “Cliente”.

Proveedor tecnológico:

Constituye la persona jurídica que presta al facturador electrónico y al adquiriente los servicios inherentes a la expedición de la factura electrónica (incluida la entrega a la DIAN), así como los servicios relacionados con su recibo, rechazo y almacenamiento.

DIFERENCIAS ENTRE LA FACTURA ACTUAL Y LA FACTURA ELECTRÓNICA

TRADICIONAL ELECTRÓNICA
CONTENIDO Requisitos de la factura artículo 617 Estatuto Tributario Es el mismo contenido de la factura tradicional más el código CUFE (código único de facturación electrónico) Y QR (quick response)
FORMATO En papel o PDF Formato XML y PDF
FIRMA Una factura tradicional va firmada y con sello del emisor Firmada mediante certificado digital
FORMA DE ENVÍO Se envía mediante correo certificado o entrega personal  Se envía mediante formato XML a la DIAN y posteriormente este la libera y viaja al cliente en formato XML y PDF vía correo electrónico
SEGUIMIENTO Seguimiento limitado Se conoce en tiempo real la aceptación o rechazo de la factura por parte del cliente

ALGUNOS BENEFICIOS DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA:

Más que beneficios, podrías considerar los siguientes aspectos como razones para empezar a facturar ya electrónicamente, más allá de las sanciones y los incentivos.
• Reducción del costo de tus gastos de facturación en un 85%
• Seguridad y rapidez en la emisión de comprobantes
• Simplificación de los procedimientos administrativos
• Mejorar el servicio al cliente
• Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento
• Mayor control documental

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